Planificación S&OP para obtener una mayor rentabilidad
2 junio, 2022
El objetivo de cualquier empresa siempre será alcanzar el volumen de ventas proyectado, lograr una experiencia para su cliente y que se vea reflejado en terminos de rentabilidad. Un desafío que enfrentan actualmente las grandes compañías es mantener la comunicación entre las diversas áreas de negocio para alcanzar las metas establecidas. Por esa razón es de vital importancia que la comunicación y las actividades se encuentren coordinadas para obtener los objetivos empresariales.
Dentro de la planificación empresarial se encuentra un término S&OP (Sales and Operation Planning), que busca coordinar la planificación de ventas y operaciones en función con el área comercial. El objetivo es coordinar las unidades de negocio, equilibrar la oferta y la demanda y lograr rentabilidad. Dicha planificación puede ser establecida de manera mensual, trimestral o anual, de acuerdo a los objetivos que establezca la empresa. Esta planificación toma un sentido importante para el área de producción sin embargo, las compañías que fungen como distribuidoras lo aplican a la parte de servicios.
Este termino surgió en los años 80 frente a la problemática en la falta de comunicación entre los departamentos, afectando los procesos e incrementando los costos. Actualmente la tecnología permite integrar esta planificación a través de procesos bien definidos por medio de sistemas, mejorando la comunicación entre departamentos, reduciendo costos operativos, obteniendo una adecuada gestión de inventarios y almacenes y contar con la información para tomar decisiones ante escenarios futuros.
La planificación de S&OP implica 6 etapas importantes que ayudarán a la organización, implementación y medición mediante KPI´s:
- Pronóstico para ventas: se recopila información interna y externa a la compañía, considerando siempre los conceptos que puedan afectar las ventas como inventario, clientes, competencia e industrias.
- Planificar la demanda: de acuerdo a los pronósticos realizados en el paso anterior, se realizan ajustes de acuerdo a las políticas de inventario y clientes en función a la demanda del producto.
- Planificar el suministro: se ajustan los inventarios, se busca determinar si existen restricciones con personal, proveedores y tecnología.
- Reunión previa: se involucra a los gerentes de las áreas involucradas para analizar el impacto que tendrán tanto en las finanzas como en el cliente, con el objetivo que cada uno pueda aportar conocimiento y experiencias.
- Reunión ejecutiva de ventas y operaciones: Una vez llevada a cabo la reunión con los gerentes es momento de presentar las acciones a los ejecutivos. Si se aprueba la propuesta, se puede continuar al siguiente paso, de lo contrario se tendrán que realizar las modificaciones pertinentes.
- Implementación del proceso: una vez aprobado el plan, se realiza la implementación, delegando las actividades a cada área o departamento.
Este tipo de planificación va muy de la mano al momento de implementar un sistema ERP. Las compañías que ya cuentan con un sistema de gestión controlan su información, la comunicación entre áreas se encuentra ligada, y los indicadores se obtienen a través de reportes o aplicaciones.
Algunas métricas financieras como ventas totales en periodo, margen bruto, porcentaje del volumen de ventas contra el inventario y entrega de pedidos pueden obtenerse a través de los sistemas y son ideales para medir el rendimiento de la planificación. Una recomendación es establecer métricas en donde se comparen los pronósticos con las cifras reales de ventas.
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