Control y administración de la orden de compra en diferentes departamentos
4 noviembre, 2019
Una orden de compra permite llevar el control de los productos y servicios solicitados a un proveedor, garantizando las características y los costos pactados con este mismo. Constituyendo un respaldo para la gestión comercial de una empresa.
Es un documento que tiene como objetivo el registro de un pedido en base a una cotización, que posteriormente se convertirá en una compra como su nombre lo indica. A partir de este se efectuará un intercambio comercial en donde se proporcionará una factura de compra, permitiendo el registro de costos y productos, dando entrada a la parte de inventarios y disminuyendo la parte contable, registrando los movimientos por medio de una póliza.
Analizando que la compra se genera por medio de un departamento operativo, se observa cómo se engloban más departamentos como contabilidad, almacén e inventarios para llevar un adecuado orden y registro del proceso. En algunas empresas se realizan órdenes de compra de manera manual por medio de un documento físico; esto genera que se atrase el proceso para realizar la compra al tener que ser registrado por las distintas áreas de la empresa mencionadas anteriormente. Por otra parte se puede generar un error de comunicación y pérdida de este documento, propiciando un mal registro de información y sustento que avale la compra.
La manera de llevar el control y la administración de la orden de compra ha cambiado, ya que la mayoría de las empresas en el mercado buscan optimizar y agilizar los procesos de compra, y no solamente estos si no todos los procesos que se ven involucrados.
Actualmente hay softwares que permiten englobar toda la información de los distintos departamentos en una misma plataforma. Estos permiten al usuario llevar el control de las órdenes de compra de manera digital y física, puesto que son generados por medio del sistema y se lleva a cabo la impresión del documento.
En algunos sistemas las órdenes de compra pueden ser generadas de manera automática de acuerdo al historial de compra, volumen de inventario, días de stock y más. El único requisito es que el encargado de compras autorice y de esta manera todos los departamentos involucrados visualicen y cuenten con el respaldo de la información.
Además, estos sistemas ofrecen herramientas como reportes especializados para conocer específicamente la parte de sugeridos y facturas de compra. Permitiendo un respaldo de la información para su adecuado análisis y toma de mejores decisiones.
Si está interesado en implementar un software de gestión empresarial como SITIC en su empresa, responda el formulario y nos pondremos en contacto con usted: