Antes de implementar un software ERP, ¿Qué debo conocer?
11 enero, 2019
La función principal de un software ERP es integrar toda la información y los procesos de una empresa en una misma plataforma con el fin de generar mayor control, integridad y tener mayor certeza en la información. Por lo tanto, antes de tomar la decisión de implementar un sistema de esta magnitud, es importante conocer algunos aspectos que nos ayudarán a decidir si la empresa está preparada para adquirir un sistema ERP:
- Infraestructura. En la actualidad, existen sistemas que pueden ser implementados en la nube. Igualmente se cuentan con sistemas ERP que se pueden implementar como cliente-servidor, o en su caso, alquilar servidores en la nube. Para todas las opciones, es necesario conocer de qué manera opera el software y estar preparado con la infraestructura de hardware o equipo necesario, o bien, invertir en los requerimientos que solicite el proveedor para que el sistema pueda trabajar correctamente.
- Tiempos. La implementación de un software no es tarea fácil ni rápida, por lo que todo proyecto de implementación de un ERP lleva su debido tiempo. El tiempo de implementación puede variar dependiendo del tamaño de la empresa, el personal involucrado, los procesos que se sigan, entre otros. Una implementación exitosa puede tardar desde meses hasta años de duración.
- Precios. Para la adquisición de un software de gestión empresarial se debe conocer que existen proveedores que comercializan bajo el esquema de SaaS – Software as a Service, es decir, en esquema de renta en donde se cobra una cuota mensual y el proveedor facilita la licencia, actualizaciones, mantenimiento y soporte necesario. Existe también el esquema tradicional de la venta de la licencia. Para ambos casos también es requerido hacer la inversión en el proyecto de implementación, el cual puede variar desde los miles a los cientos de miles de dólares.
- Recursos de personal. Igualmente, para la implementación del software es requerido que la empresa cuente con un líder de proyecto que haga la función de contacto entre el proveedor encargado de la implementación y la empresa. De igual forma, en los proyectos de implementación de software se involucra personal de la empresa que validará la información con la que se iniciará el sistema.
- Procesos. Para implementar un software ERP, es necesario tener bien definidos y conocer a detalle los procesos en los que se verá involucrado el software. En caso de que se tengan dudas sobre cómo operar correctamente los procesos, el proveedor deberá de realizar un análisis detallado para verificar la compatibilidad de los procesos con las funcionalidades del sistema.
- Metodología de implementación. En todo proyecto de implementación de un software de gestión empresarial, se debe de seguir una metodología establecida por el proveedor y acompañada por un cronograma de trabajo. En dicha metodología, se deben seguir ciertos pasos o etapas para poder culminar el proyecto con una implementación exitosa.
Como recomendación, lo mejor es conocer si el software es compatible con las necesidades y los procesos de la empresa. De ahí, se recomienda evaluar y analizar las diferentes opciones de proveedores para conocer si ofrecen una metodología para el proyecto de implementación, costos, tiempos y si se cuenta con todos los requerimientos para operar el sistema. Conozca más sobre SITIC: